SEGULA TECHNOLOGIES

Après un Master 2 en Management, Estelle Bureau-Gillet s’oriente vers des fonctions RH que sont le recrutement, les relations écoles ou encore la marque employeur aussi bien dans l’Industrie, l’Audit et le Conseil ou plus précisément l’Ingénierie. Elle occupe désormais le poste de Responsable Développement RH et Marque Employeur chez SEGULA Technologies. Aujourd’hui, Estelle nous livre son retour d’expérience sur la mise en place d’un programme d’Employee Advocacy au sein de son entreprise grâce à l’outil SociallyUp.

UNE POLITIQUE D’EMPLOYEE ADVOCACY CHEZ SEGULA TECHNOLOGIES ?

Structurer et développer l’Engagement Collaborateur

Si notre travail sur la Marque Employeur nous amène à travailler avec l’ensemble des acteurs de l’entreprise sur un panel d’outils, nous avons rapidement senti le besoin de structurer et de développer l’un de ses piliers : l’engagement des collaborateurs.

J’écris bien “structurer” et non “créer” : en effet, étroitement liée au développement de la marque employeur, l’Employee Advocacy prend naturellement forme dans les entreprises. Même sans incitation de la part du Groupe, vous aurez toujours des collaborateurs qui s’engageront dans leurs missions, voire au-delà. L’une des concrétisations de cela reste le partage, que ce soit en interne ou en externe, d’informations sur leur entreprise, leur métier, leur expérience, et ce, pour diverses raisons : besoins business, recrutement, appétence pour la communication, fierté d’appartenance…

Nous avons choisi cette voie là car elle répondait à plusieurs besoins. D’un côté, nous avions une notoriété à développer et des candidats en recherche d’authenticité et de sens. De l’autre, nous avions identifié par le biais d’une enquête interne sur un panel représentatif de collaborateurs leur envie de communiquer et d’être plus visibles pour les candidats, qui n’étaient autres que leurs futurs collègues finalement. Pour boucler la boucle, le réseau reste encore actuellement le plus fort levier de notoriété pour recruter et fidéliser les Talents dans une entreprise.

Nous souhaitions donc donner aux collaborateurs les moyens de prendre la parole et maximiser leur visibilité dans les meilleures conditions possibles : faciliter leur démarche tout en leur assurant un cadre respectant celui de notre Groupe. N’oublions pas que SEGULA Technologies, d’un ADN plutôt discret, s’engageait alors dans une voie qui n’était pas naturelle pour la majorité des collaborateurs.

Cependant, si vous souhaitez faciliter leur démarche, maximiser leur impact, embarquer plus de collaborateurs avec vous (ceux pour qui communiquer n’est pas un réflexe !), il vous faut structurer et développer une politique d’Employee Advocacy. Nous avons donc souhaité, nous aussi, chez SEGULA Technologies, mobiliser nos collaborateurs à grande échelle pour qu’ils deviennent de véritables Ambassadeurs de notre Groupe au-delà des événements que nous pouvions organiser toute l’année (et que nous organisons toujours), ces derniers ne nous permettent pas, ou très difficilement, de prolonger leur témoignage au-delà du jour J.

adidas-ambassador

POURQUOI CHOISIR UN OUTIL D’EMPLOYEE ADVOCACY

Faire rayonner le Groupe par le prisme des collaborateurs

Après avoir fait cet état des lieux, la fameuse question du “comment faire concrétement ?” est arrivée très rapidement.

Si la France a rapidement été ciblée comme pays pilote pour ses besoins en recrutement importants, il n’en reste pas moins que donner la parole à plus de 5000 collaborateurs répartis dans une cinquantaine de pôles représente une véritable challenge.

Pour ajouter au tout, une partie de nos ingénieurs travaillent chez nos clients. Si ces particularismes géographiques reflétant notre valeur de proximité sont de véritables atouts différenciants au quotidien, ils restaient dans notre démarche d’Employee Advocacy notre principale contrainte. Et il n’était pas envisageable de n’équiper que quelques-uns de nos pôles car ceux-ci ne recèlent pas à chaque fois l’intégralité de nos expertises, chacun de nos collaborateurs ayant la même importance dans cette démarche.

Nous souhaitons, en effet, faire rayonner le Groupe par le prisme des collaborateurs tout en conservant et en démontrant nos/leurs expertises : il n’était pas question de transformer nos équipes en communicants pour l’occasion. C’était ici une garantie d’authenticité mais également d’intérêt pour nos collaborateurs qui, s’ils souhaitaient prendre plus la parole et être visibles, ne devaient pas avoir besoin d’aller jusqu’à se marketer en tant que tels.

Une solution digitale semblait donc parfaite pour répondre à nos besoins et à ces contraintes. Il nous fallait une application très facile d’utilisation, sécurisée et qui serait mise à disposition de nos collaborateurs pour faciliter le partage sur leurs réseaux sociaux professionnels.

Pourquoi lier cette prise de parole aux réseaux sociaux ? Ces derniers restent les lieux les plus incarnés et visibles possibles par le public, sur lesquels les collaborateurs s’expriment ou peuvent s’exprimer régulièrement sans avoir besoin de bouger de chez soi.

SOCIALLYUP, L’OUTIL QUI RÉPONDAIT À VOS BESOINS ?

Une solution digitale clé en main

Après plusieurs échanges et benchmark d’outils d’Employee Advocacy avec dix collaborateurs de différents métiers et départements que nous avions identifiés en amont comme sensibles ce sujet, nous nous sommes unanimement tournés vers SociallyUp pour plusieurs raisons :

• L’ergonomie et la facilité d’utilisation : il est important pour nous de proposer à nos collaborateurs une application très facile d’utilisation, peu preneuse en temps et “user friendly” si nous souhaitions faire adhérer le plus de collaborateurs possible.

• La veille de contenu : ce fut l’élément déclencheur remarqué par notre groupe de collaborateurs pilotes. Le choix d’une veille de contenus qualitatifs (sur nos secteurs, nos métiers, nos clients, les actualités importantes, les thématiques transverses telles le management) est un élément primordial qui se révèle un atout majeur tous les jours auprès de nos collaborateurs. Les collaborateurs effectuent ainsi une veille et restent informés des dernières actualités. Nous n’allons pas nous mentir, c’est ce dernier point qui les intéresse particulièrement.

• Le cadre : nos collaborateurs étant des experts en ingénierie mais pas forcément en communication, il était important également pour nous de leur proposer une application en phase avec la politique de communication du Groupe. Il n’était pas question qu’ils passent du temps à réfléchir si le partage des articles sur leurs réseaux sociaux professionnels depuis SociallyUp était bien conforme aux guidelines de l’entreprise afin de ne pas freiner leur envie de communiquer.

• La sécurité des données : pour les collaborateurs il est, je pense important de regarder si l’application que nous mettons à leur disposition protège leurs données et est conforme à la RGPD. La traçabilité et les dashboards que nous pouvons avoir (et qui nous suffisent à piloter l’outil !) s’arrête ici aux données professionnelles. Tout d’abord, les collaborateurs se connectent à l’application avec leur mail professionnel et choisissent de connecter ou non leur réseaux sociaux professionnels et même personnels (aucune obligation). Nous avons fait le choix chez SEGULA de leur demander de ne connecter que leurs réseaux sociaux professionnels de notre côté (LinkedIn et Twitter pour 98% d’entre eux). Nous avons donc bien les données de connexion et de partage ou non sur leurs réseaux mais aucunement la main sur leurs réseaux sociaux professionnels.

• La communication interne : aussi importante que l’externe mais trop souvent négligée ! Si cette fonctionnalité a été ouverte dans une seconde étape à notre demande, la possibilité de communiquer uniquement avec les collaborateurs, en interne, en parallèle du reste, a été également appréciée. Il est toujours bon d’avoir un autre nouveau canal de communication interne, notamment sur mobile lorsque les collaborateurs sont loin de vous, voire chez nos clients et qu’ils se déplacent beaucoup en conséquence.

• Aucune gamification : j’entends déjà les grondements dans la communauté Marque Employeur ! Et oui, nous avons beaucoup débattu sur le sujet car la gamification est dans l’ère du temps pour encourager les collaborateurs à adhérer et à participer à l’ensemble des projets qui “entourent” leur métier. Cependant, si nous ne souhaitions pas vendre la solution à nos collaborateurs, nous avons décidé de ne pas achter leur mobilisation non plus.

Ce sont beaucoup de “petits détails” qui font la différence qui ont orienté notre choix : nous ne souhaitions pas vendre l’application à nos collaborateurs à grands coups de renfort marketing, nous voulions que ces derniers adhèrent le plus possible à l’application et donc derrière celle-ci, à la démarche.

LES INDICATEURS POST DÉPLOIEMENT

Les résultats obtenus

Concernant la mise en place de l’application, nous avons été aidés par notre chef de projet digital, notamment pour la création du mapping influençant la veille de contenus. Si celui-ci est difficile à démarrer pour quel’un de novice, la curation et la veille de contenu est en revanche, facile à poursuivre.

En six mois, notre Chargé de Marque Employeur l’a automatisée moyennant 1h30 par semaine sur cette thématique. Si cela vous semble long (cela ne l’a pas été pour nous), le mapping et la veille doivent e^tre de qualité : c’est LE point qui intéresse, comme prévu, le plus de nos collaborateurs. Cependant, si vous ne prenez pas ce temps nécessaire, votre application ne “vivra” pas et sera “bancale” : échec assuré.

Au regard de la nouveauté de la démarche, nous avons décidé de faire des événements internes pour déployer cet outil auprès des équipes. Après un e-mailing interné général de lancement, nous avons décidé de déployer SociallyUp sous format petit-déjeuner ou cocktail déjeunatoire. Les collaborateurs passent durant une demi-journée sur un mini stand pour que nous puissions leur expliquer la démarche et les aider à se connecter directement à l’outil.

Je dois dire que j’ai été assez surprise des différence d’accueil réservé à ces événements de lancement sur nos différents sites : nous nous attendions à une fréquentation et une connexion assez linéaire, mais il n’en a rien été. Notre premier événement, sur le site de notre Siège, a suscité un engouement au-delà de nos espérance (pour une communication préalable peu importante), tandis que notre second événement de lancement, sur un autre site, a attiré beaucoup moins de collaborateurs qu’attendu, surtout au vu de la communication dynamique déployée sur place pour annoncer l’arrivée de l’application.

Au global, après ces deux événements de lancement, 240 collaborateurs ont connecté leurs réseaux sociaux à SociallyUp et font maintenant de la veille régulière, et 15 autres sont les Ambassadeurs actifs, qui partagent régulièrement des articles ou des posts sur leurs réseaux sociaux professionnels. Cela peut sembler peu par rapport à nos 5 000 collaborateurs présents en France. En vérité, cela reste dans l’attendu. Rappelons-nous que nous n’avons effectué que 2 événements de lancement sur les 15 initialement prévus et nous avions estimé que 1 200 collaborateurs connectés et 200 Ambassadeurs actifs serait un bel objectif à atteindre pour le déploiement dans le premier pays.

LES INDICATEURS POST DÉPLOIEMENT

La suite

Ces objectifs sont un point très important à considérer en amont de l’achat de votre outil d’Employee Advocacy. Quels objectifs donnez-vous concrètement (hormis l’idéal utopique d’avoir 100% des collaborateurs comme Ambassadeurs actifs) en fonction de vos besoins (impact recherché côté Marque Employeur ?), l’environnement de votre entreprise (les collaborateurs sont-ils déjà sensibles ou sensibilisés à ce type de sujet ? Sont-ils déjà “engagés” ?), des habitudes (les collaborateurs ont-ils l’habitude de partager sur les réseaux sociaux, sont-ils d’ores et déjà outillés pour le faire ?)

Il est peut-être difficile de réfléchir aux réponses mais il est important de passer du temps sur ces constats, d’échanger, de débattre si besoin, pour partir sur des objectifs SMART.

En prenant du recul, particulièrement sur les deux premiers événements de lancement, il s’avère que nous avions souhaité déployer les événements et communiquer sur l’application “comme d’habitude” et s’appuyer sur nos relais Communication et RH qui connaissent bien les habitudes de nos collaborateurs sur leur site, à ceci près que nous étions non seulement un nouvel outil mais surtout une nouvelle démarche de prise de parole et de partage sur les réseaux sociaux. Notre prévisionnel devait donc forcément être faux, que ce soit dans le positif ou le négatif.

Au global, nos collaborateurs ont été plutôt curieux et intéressés, les réfractaires se comptant sur les doigts d’une main. Beaucoup de questions et de remarques nous ont été données les jours des événements, sur l’ajout d’une thématique, une fonctionnalité… remarque que nous avons d’ores et déjà pu prendre en compte dans l’application. Grâce à eux, nous avons même, au final, fait avancer le déploiement plus rapidement que prévu : plusieurs d’entre eux nous ont demandé d’avoir la possibilité de recevoir dans l’application les communications internes. Si nous souhaitions ouvrir cette fonctionnalité à la rentrée de septembre 2020 comme une “étape 2”, ce type de retour nous a poussé à l’ouvrir dès maintenant.

Le retour qualitatif est donc globalement positif. Si vous attendiez plus de chiffres et de statistiques, je n’en aurai malheureusement pas. Il est encore trop tôt pour mesure si le niveau d’engagement des collaborateurs a augmenté grâce à cela et il sera de toute façon toujours difficile de réellement le différencier par rapport aux autres démarches qui continuent de se développer et d’avoir lieux pour améliorer ce point en parallèle de ce projet. Quoiqu’il en soit, nous surveillons le Dashboard de SociallyUp de près et ferons de même avec les prochains enquêtes internes.

ET SI C’ÉTAIT À REFAIRE ?

Mes conseils

Que ce soit pour nos futurs déploiements sur sites en France, dans une logique de feedback pour les autres pays s’engageant dans la démarche ou encore d’amélioration continue, il est toujours bon de se poser la question.

Premier conseil : oubliez les usages, réactions habituelles ou autre lorsque vous parlez du changement. Il faut réfléchir “nouveauté” jusqu’au bout, dans votre manière de déployer l’outil et de communiquer auprès des collaborateurs même si votre environnement vous incite à “faire comme d’habitude”.

Deuxième conseil : appuyez-vous fortement et capitalisez sur vos “collaborateurs-Ambassadeurs” déjà présents hors équipe communication, RH ou marque employeur, qui eux, vous aideront dans la bonne communication et organisation des événements de déploiement. Les “collaborateurs-Ambassadeurs” seront quant à eux vos meilleurs sponsors. Si vous ne les aviez pas forcément identifiés, commencez tout simplement par repérer ceux qui likent et partagent déjà les posts de vos réseaux sociaux Corporate. Faites-en vos pilotes, testeurs et intégrez les bien en amont de la démarche. Ils suivront et dynamiseront votre projet d’une part et leur parole sera d’autre part la plus écoutée lors du déploiement de l’application que ce soit dans leur équipe mais plus largement dans leurs pôles respectifs.

Troisième et dernier conseil : maximisez votre plan de communication interne. Nous ne l’avons pas assez fait. Ce type de démarche doit devenir une des priorités dans le plan de communication interne afin de ne pas négocier régulièrement les canaux de communication à votre disposition, et pouvoir ainsi respecter vos deadlines. Il y a besoin de communiquer très régulièrement sur la mise en place de cet outil, que ce soit lors de lancement, avant et après les événements internes, relancer les collaborateurs qui ne se seraient pas connectés, donner des tips, des informations sur les événements internes, relancer les collaborateurs qui ne se seraient pas connectés, donner des tips, des informations sur les nouvelles fonctionnalités… Enfin bref, nous revenons sur le même refrain : la communication interne doit être très fréquente pour ne pas laisser retomber l’initiative et pouvoir nourrir par la suite la communication externe, outil d’Employee Advocacy à mettre en place ou non.